Оформление корпоративной карты для юридического лица. Корпоративная карта: кому и зачем она нужна. Держатель карт. Кто это

Не так давно мы рассказывали о правилах учета операций по корпоративным картам. Но всегда остаются вопросы, которые вызывают затруднения у бухгалтеров. Сейчас мы на них ответим.

Наличные авансы и авансы по карте - понятия совершенно разные

Елена Самитова, г. Санкт-Петербург

Работник снял с корпоративной карты деньги на покупку хозяйственных товаров. За покупку пока не отчитался. Сейчас отправляем его в командировку. Можем ли мы выдать ему из кассы аванс наличными, учитывая, что у него уже есть аванс, за который он не отчитался?

: Запрет на выдачу наличных денег под отчет касается только случая, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных дене гп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П . В вашем же случае работник получил от организации деньги посредством банковской карты, то есть в безналичном порядке.

Следовательно, выдав ему аванс на командировку, вы не нарушите порядок работы с денежной наличностью.

По именной корпоративной карте отчитывается ее держатель

Яна Стункова, г. Москва

Может ли работник - держатель именной корпоративной карты передать ее другому нашему сотруднику?

: Так делать нежелательно. Но даже если работник, взявший чужую банковскую карту, сможет расплатиться с ее помощью или снимет по ней в банкомате наличные, отчитаться о потраченных с карты суммах придется ее держателю. Ведь формально деньги потратил именно он.

Написать в авансовом отчете, что деньги переданы, к примеру, сослуживцу Сидорову, не получится.

Неизрасходованные наличные работник может сам внести на карту

Михаил, г. Санкт-Петербург

Работник был в командировке в Эстонии. Там он снял с корпоративной карты деньги в евро (счет карты - рублевый). Оказалось, что наличных он снял больше, чем нужно. По-хорошему, работник должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас валютного счета нет. Как поступить?

: Не обязательно возвращать неизрасходованные деньги в кассу. Проще будет, если работник внесет валюту на карточный счет.

Только учтите, что с вашей организации банк наверняка возьмет комиссию за конвертацию наличной валюты в безналичные рубли.

Если же по каким-то причинам работнику не удастся внести иностранную валюту на карту, он может обменять ее на рубли в любом банке. Главное, чтобы он взял справку о продаже валюты. Ее он сможет приложить к своему авансовому отчету, а наличные рубли - вернуть в кассу.

Именная корпоративная карта - не основание для договора о полной материальной ответственности

Лариса, г. Тверь

Планируем выпустить именную корпоративную карту, держателем которой будет конкретный работник. По должности он - менеджер. Хотим заключить с ним договор о полной материальной ответственности за деньги, снятые или истраченные с корпоративной карты. Законен ли такой договор?

: Как нам разъяснили в Роструде, такой договор незаконен.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Трудовой кодекс не содержит такого основания для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты.

Такой договор можно заключить только с работником, занимающим должность или выполняющим работы, которые поименованы в специальном перечн еутв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85 .

Если с работником будет заключен договор о полной материальной ответственности только на том основании, что он является держателем корпоративной банковской карты, то инспекция по труду может потребовать отменить его действи е” .

Конечно, ваша организация все равно сможет взыскать деньги с работника, снявшего их с карты и истратившего не по назначению. Но лучше не допускайте того, чтобы кто-либо из работников мог истратить или снять больше своего среднемесячного заработка.

Не забудьте забрать корпоративную карту у увольняющегося работника

В.Л. Меркунова, г. Красногорск

Недобросовестный работник после увольнения воспользовался тем, что его корпоративную карту для расходов в командировках вовремя не заблокировали, и снял с нее деньги. Можно ли взыскать с бывшего работника потраченную сумму? Или возвращать деньги должны те, кто не забрал у него карту или вовремя не заблокировал ее?

: Если вам нужно только вернуть деньги, обратитесь в суд. Если ваша цель - наказать недобросовестного работника, обратитесь также с заявлением в полицию.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Прежде чем применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание (например, объявить выговор), с него надо затребовать письменное объяснени ест. 193 ТК РФ .

Требовать возмещения ущерба от других работников вашей организации (которые не заблокировали карточку или не потребовали ее возврата) можно, только если ваша организация сможет доказать их вину именно в снятии денег с карт ыст. 238 ТК РФ . Ваш руководитель может объявить им выговор или снизить размер премии (но не зарплаты), опять же если будет доказано, что они нарушили свои должностные обязанности.

О выпуске карт, привязанных к расчетному счету, уведомлять не нужно

Юлия Викторовна, г. Москва

Банк выпустил нам три корпоративных карты, которые не имеют своих карточных счетов. Все они выпущены напрямую к расчетному счету нашей организации. Я так понимаю, что нам не нужно сообщать в инспекцию и фонды о выпуске таких карт. Так ли это?

: Да, вы правы. Сообщать в инспекцию, ПФР и ФСС нужно об открытии банковских счето вподп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ . В вашем же случае новый счет не открывается.

При передаче неименной карты от одного работника другому нужен акт

Катерина Исорова

У нашей организации есть «обезличенная» карта, выпущенная на имя организации, а не конкретного работника. Старший кассир при необходимости выдает ее кому-либо из работников. Иногда нужно, чтобы один работник передал карту другому - без участия кассира. Как в этом случае правильно составить документы? Или такая передача вообще запрещена?

: Никаких нормативных ограничений для передачи корпоративной карты от одного работника другому нет. Но рекомендуем проверить условия использования корпоративной банковской карты, зафиксированные в договоре с банком-эмитентом. Как правило, банки просят от организации - владельца счета список работников, которым доверено использование карты.

О том, как на практике поступают организации, владеющие неименной корпоративной банковской картой, нам рассказали аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Если карта организации передается от одного работника другому, то, как правило, формируется акт произвольной формы, в котором указываются:

• дата передачи карты;
• номер карты и наименование банка-эмитента;
• остаток средств на карте на момент передачи.

Такой акт делают в трех экземплярах: один - остается у передающего работника, второй - у принимающего, а третий - передается в бухгалтерию. По нему и ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если же такой акт не сделать и не вести должным образом аналитический учет, организация не сможет установить, кто конкретно израсходовал средств а” .

Чтобы для работников не было неожиданностью требование бухгалтерии о составлении подобного акта, все это надо прописать в порядке использования корпоративной банковской карты. Этот порядок должен утвердить руководитель вашей организации. И с ним нужно ознакомить под роспись всех работников, которым планируется выдавать карты.

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

6) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

7) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

8) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством».

· получать наличные российские рубли для расчетов на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории нашей страны, а также для оплаты расходов, связанных с командировками работников по России;

· получать наличную иностранную валюту за пределами Российской Федерации для оплаты расходов по загранкомандировкам;

· осуществлять безналичную оплату расходов в российских рублях, связанных с командированием работников в пределах Российской Федерации, и в иностранной валюте - по командировкам за рубеж;

· осуществлять безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в российских рублях;

· осуществлять безналичную оплату в российских рублях расходов представительского характера на территории Российской Федерации и в иностранной валюте - за пределами России.

Отметим, что наиболее часто организации используют пластиковые карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов. Особенно сильно оценить удобство использования банковских карт можно при направлении сотрудников в служебные командировки за границу. Причем это выгодно и физическим лицам, выезжающим за рубеж (не нужно везти с собой наличные, кроме того, значительно экономится время на оформление командировки) и организациям, так как отпадает необходимость в открытии валютного счета для приобретения наличной валюты. В соответствии с Положением №23-П, при списании со счета клиента средств в российских рублях для оплаты расходов в иностранной валюте, иностранная валюта, приобретаемая банком – эмитентом за счет рублевых счетов клиента, не зачисляется на его текущий валютный счет.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее - ПБУ 10/99), является операционными расходами и учитывается по дебету счета 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы вознаграждения, удержанные банком за обслуживание специального карточного счета, учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитику существенно влияют условия выпуска и использования корпоративных карт, предлагаемых банком. Так, например, при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). Будет целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Обратите внимание!

Рассмотрим на примере, каким образом в учете организации отражаются операции с использованием расчетной корпоративной карты.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу» .

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета-фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отразит это следующими бухгалтерскими проводками:

Обратите внимание!

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено пунктом 7 статьи 171 НК РФ.

Обратите внимание!

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Мы уже обращали внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Используя в своей деятельности заемные средства организация заемщик должна руководствоваться Приказом Минфина Российской Федерации от 2 августа 2001 года №60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01». В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного документа:

«16. Начисление процентов по полученным займам и кредитам организация производит в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре.

17. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров».

В бухгалтерском учете организации-заемщика, сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» .

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам (подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен статьей 269 НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается: либо равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях и 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте, либо равной величине полученной по долговым обязательствам на сопоставимых условиях.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом ().

Пример.

Торговая организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 %. Организация рассчиталась за товары, предназначенные для перепродажи с использованием данной кредитной корпоративной карты.

Перечислена банку сумма заемных средств

В рассмотренном примере банк-эмитент в соответствии с условиями договора изначально перечислил сумму кредита на специальный карточный счет клиента. Однако это не единственный вариант, который позволяет рассчитаться заемными средствами с помощью кредитной корпоративной карты.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 ГК РФ). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием кредитной карты, проводя операции, превышающие платежный лимит клиента.

При расчетах с использованием кредитных корпоративных карт следует различать как предусмотренный овердрафт, так и не предусмотренный.

Если стороны при заключении договора на выдачу и обслуживание кредитной карты предусмотрели возможность овердрафта, условия его предоставления, сроки погашения и проценты, то такой овердрафт считается предусмотренным.

Выявляется он, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в учете делается проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Однако, если, заключая договор на выдачу и обслуживание кредитной корпоративной карты, стороны не предусмотрели возможность краткосрочного кредитования при превышении платежного лимита карты, то в случае превышения платежного лимита возникает так называемый непредусмотренный овердрафт. В этом случае, банк вправе требовать с организации, допустившей непредусмотренный овердрафт, возмещение своих расходов и сумму процентов за пользование чужими средствами (статья 1017 ГК РФ). Начисление процентов за пользование чужими средствами производится в соответствии с требованиями статьи 395 ГК РФ. В соответствии с требованиями гражданского законодательства проценты за пользование неосновательно полученными денежными средствами исчисляются с момента, когда организация узнала о неосновательности их получения. То есть в момент получения выписки по счету, в которой будет отражен перерасход средств.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оформление корпоративных карт

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.

Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.

Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.

Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.

Корпоративные карты

Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?

Использование корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.

Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.

Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.

При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.

Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.

Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.

По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:

• выплата сотрудникам зарплаты;
• выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
• приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.

Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

• расходы командированных сотрудников;
• представительские траты;
• оплата услуг коммунальных служб;
• расчет с поставщиками;
• оплата канцтоваров;
• оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

• список разрешенных операций по пластиковой карте;
• лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
• сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
• порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
• список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
• предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
• ответственность за нарушение правил положения.

Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

• Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
• Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
• Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

1. Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
2. Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
3. Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
4. Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
5. Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
6. С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
7. При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
8. Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.